Budgetplanung für Veranstaltungen – ohne böse Überraschungen
Die meisten Veranstaltungen scheitern nicht an der Idee. Sie scheitern am Geld. Genauer gesagt: an der falschen Einschätzung, was eine Veranstaltung wirklich kostet. Wir helfen Ihnen, realistische Budgets zu erstellen und dabei die versteckten Kostenfallen zu vermeiden, die andere übersehen.
Welche Art von Budgetplanung brauchen Sie eigentlich?
Nicht jede Veranstaltung braucht denselben Planungsansatz. Finden Sie heraus, welche Strategie zu Ihrer Situation passt.
Schritt 1: Wie groß ist Ihre Veranstaltung?
Die Größenordnung bestimmt maßgeblich, wie detailliert Ihre Budgetplanung sein muss und welche Posten kritisch werden.
Kleine Veranstaltung
Bis 50 Teilnehmer – Sie brauchen ein flexibles Grundbudget mit Fokus auf Pro-Kopf-Kosten.
Mittlere Veranstaltung
50-200 Teilnehmer – Hier werden Verträge und Anzahlungen wichtig. Mehrere Kostenebenen müssen parallel gesteuert werden.
Große Veranstaltung
Über 200 Teilnehmer – Professionelles Liquiditätsmanagement und Risikopuffer sind unverzichtbar.
Schritt 2: Wie ist Ihre Finanzierungssituation?
Haben Sie bereits Budget zur Verfügung oder müssen Sie erst Teilnehmer gewinnen, um die Kosten zu decken?
Budget vorhanden
Sie arbeiten mit festem Budget – Ihre Planung dreht sich um optimale Mittelverteilung und Prioritätensetzung.
Ticketbasierte Finanzierung
Einnahmen aus Tickets decken Kosten – Sie brauchen Break-Even-Analyse und Szenarien für verschiedene Auslastungen.
Sponsoring-Modell
Externe Geldgeber involviert – Transparenz und nachvollziehbare Mittelverwendung stehen im Vordergrund.
Schritt 3: Welche Kostenfallen sind für Sie am relevantesten?
Verschiedene Veranstaltungstypen haben unterschiedliche Risikobereiche. Identifizieren Sie Ihre Schwachstellen.
Technikkomplexität
Bühnen, Sound, Licht – technische Ausstattung wird schnell zur größten Kostenposition mit versteckten Zusatzposten.
Cateringplanung
Verpflegung ist tückisch: Mindestabnahmen, Zusatzgetränke, Servicepauschalen addieren sich unerwartet.
Personalkosten
Aufbauhelfer, Sicherheitsdienst, Technikbetreuung – Personalbedarf wird häufig unterschätzt.
Unser Ansatz: Realistisch kalkulieren statt schönrechnen
Viele Budgetplanungen sehen auf dem Papier gut aus – und kollidieren dann mit der Realität. Wir gehen anders vor.
Statt optimistische Zahlen anzusetzen, arbeiten wir mit drei Szenarien: Best Case, Realistic Case und Worst Case. Das klingt nach mehr Arbeit, spart Ihnen aber Nerven und verhindert finanzielle Engpässe während der Umsetzung.
Kostenstruktur mit Puffern
Wir rechnen grundsätzlich mit Puffern zwischen 15 und 25 Prozent – je nach Planungssicherheit. Das sind keine willkürlichen Aufschläge, sondern erfahrungsbasierte Risikoabsicherungen für unvorhergesehene Ausgaben.
Cashflow-Timing
Ein Budget ist nutzlos, wenn Sie nicht wissen, wann welche Zahlungen fällig werden. Wir erstellen Liquiditätspläne, die zeigen, welche Beträge Sie zu welchem Zeitpunkt tatsächlich verfügbar haben müssen.
Verhandlungsspielräume
Bei den meisten Kostenpositionen gibt es Spielraum – wenn man weiß, wo und wie man ansetzt. Wir identifizieren die Bereiche, in denen sich Verhandlungen lohnen, und solche, wo Qualitätseinbußen zu riskant wären.
Unsere Spezialisten für Veranstaltungsbudgets
Lennart Haugland
Liquiditätsplanung
Seit 2018 unterstützt Lennart Veranstalter dabei, ihre Cashflows zu strukturieren. Sein Fokus liegt auf der zeitlichen Abstimmung zwischen Einnahmen und Ausgaben – besonders bei mehrstufigen Zahlungsplänen.
Vuk Radosavljević
Kostenoptimierung
Vuk analysiert Budgets auf versteckte Einsparpotenziale. Er hat ein besonderes Talent dafür, überhöhte Kostenansätze zu erkennen, ohne dass die Qualität der Veranstaltung darunter leidet.
Kommende Workshops und Beratungstermine
Lernen Sie unsere Methoden in praxisnahen Workshops kennen oder sichern Sie sich einen individuellen Beratungstermin für Ihr konkretes Veranstaltungsprojekt.
Workshop: Budgetplanung für Firmenevents
Praxisorientierter Tagesworkshop in Großenlüder – Arbeiten Sie an Ihrem eigenen Veranstaltungsbudget unter Anleitung unserer Experten.
Webinar: Kostenfallen bei Veranstaltungen erkennen
90-minütiges Online-Webinar mit konkreten Checklisten – Lernen Sie die häufigsten Budget-Fehler kennen und wie Sie diese vermeiden.
Individuelle Budgetberatung
Persönliche Beratungstermine in Großenlüder oder online – Wir analysieren Ihr Veranstaltungsbudget und entwickeln gemeinsam Optimierungsstrategien.
Intensivkurs: Veranstaltungsfinanzierung 2026
Zweitägiger Intensivkurs für Fortgeschrittene – Vertiefen Sie Ihr Wissen in Liquiditätsmanagement und komplexer Finanzierungsplanung.